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Crear reportes con el Generador de reportes

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Objetivos de aprendizaje

Después de completar esta unidad, podrá:
  • Utilizar el generador de reportes con función de arrastrar y soltar.
  • Explicar el valor de usar filtros, filtros cruzados y lógica de filtro.
  • Crear un reporte tabular.

Utilizar el generador de reportes

Cuando crea un reporte en Salesforce, el criterio que ingresa es fundamentalmente una pregunta que está formulando y los resultados devueltos son la respuesta. Pero para formular una pregunta, debe hablar el idioma de la base de datos. ¡Buenas noticias! Salesforce incluye un traductor integrado, permitiéndole formular todas las preguntas que desee a la base de datos a través de una interfaz de apuntar y hacer clic. Conozca el generador de reportes de arrastrar y soltar, su forma de obtener las respuestas que necesite acerca de sus datos.

Seleccionar un tipo de reporte

Para abrir el generador de reportes desde la ficha Reportes, haga clic en Nuevo reporte. A continuación, seleccione un tipo de reporte.

La selección del tipo de reporte adecuado es uno de los pasos más importantes en la generación de un reporte. Cuando elige un tipo de reporte, elige los registros y los campos que podrá ver en su reporte. En este punto, pulsemos el botón Pausa y asegúrese de comprender la estructura de los tipos de reporte.

Cada tipo de reporte tiene una relación de objeto principal y un formato de campo.

La relación de objeto determina qué registros incluye el tipo de reporte. Los objetos son entidades estándar o personalizadas de Salesforce, como oportunidades, cuentas y productos. Cada relación de objeto especifica un objeto principal, como las oportunidades, y, de forma opcional, uno o varios registros relacionados. Si especifica solamente un objeto principal, su tipo de reporte incluirá solo los registros de ese objeto. Si también especifica un objeto relacionado, como productos, entonces su tipo de reporte incluirá objetos principales con (o sin, en función de la configuración) objetos relacionados. Por ejemplo, el tipo de reporte Oportunidades con productos incluye registros de oportunidades que tienen al menos un registro de producto relacionado. Si agrega un objeto relacionado, aquí puede ver cómo configurar la relación de objeto de un tipo de reporte:

  • Objeto principal con objeto relacionado: Los registros devueltos solo son aquellos donde el objeto principal tiene al menos un registro de objeto relacionado. En nuestro ejemplo de Oportunidades con productos, los únicos registros que se pueden mostrar en el reporte pueden ser oportunidades que tienen al menos un registro de producto relacionado.
  • Objeto principal con o sin objeto relacionado: Los registros devueltos son aquellos donde el objeto principal puede o no tener un registro de objeto relacionado. Si creáramos un tipo de registro personalizado Oportunidades con o sin productos, las oportunidades se mostrarían tanto si tienen como si no tienen un registro de producto relacionado.

Puede tener hasta cuatro objetos relacionados y cada uno puede tener la distinción “con” o “con o sin”.

Página de descripción general de conjuntos de permisos


El formato de campo determina qué campos incluye el tipo de reporte. Normalmente, los campos se traducen en “columnas” en un reporte. Una única instancia de un objeto (un registro) se describe por un conjunto de campos, y cada campo también tiene un tipo. Los tipos de campo incluyen Texto, Número, Casilla de verificación y Fecha/Hora. Por ejemplo, cada registro de oportunidad tiene campos (con el tipo de campo entre paréntesis) como Nombre de la cuenta (Texto), Cantidad (Número), Cerrada (Casilla de verificación) y Fecha de cierre (Fecha/Hora).

¿No ve los campos que desea después de seleccionar un tipo de reporte? ¿Hay demasiados campos? Puede que necesite crear o modificar un tipo de reporte personalizado que agregue u oculte campos. Para crear, modificar o revisar tipos de reportes, en Configuración, ingrese Tipos de reporte en el cuadro Búsqueda rápida y, a continuación, seleccione Tipos de reporte.

Nota

No puede modificar tipos de reporte estándar.

En la próxima sección, profundizaremos en cómo puede utilizar filtros para obtener resultados específicos.

Utilizar filtros

Cuando utilice el generador de reportes para formular una pregunta acerca de sus datos, los filtros y la lógica de filtros le permiten ser más específico y los límites de filas le ayudan a limitar la respuesta que recibe. Primero, echemos un vistazo de alto nivel a estas funciones y le guiaremos durante el proceso de creación de un filtro.

Puede filtrar los datos en un reporte utilizando las siguientes opciones de filtro.


Tipo de filtro Descripción
Filtro estándar Los filtros estándar se aplican de forma predeterminada a la mayoría de los objetos. Los diversos objetos tienen filtros estándar diferentes, pero la mayoría de los objetos incluyen los filtros estándar Mostrar y Campo de fecha. Mostrar filtra los objetos con agrupaciones comunes (como “Mis cuentas” o “Todas las cuentas”). Campo de fecha filtra por un campo (como Fecha de creación o Última actividad) y un intervalo de fechas (como “Siempre” o “El mes pasado”).
Filtro de campo Los filtros de campo están disponibles para reportes, vistas de listas, reglas de flujo de trabajo y otras áreas de la aplicación. Para cada filtro defina el campo, operador y valor. Con los reportes de tablas, de resumen y matriciales, puede arrastrar un campo desde el panel Campos al panel Filtros para agregar un filtro de reporte.
Lógica de filtro Agregue condiciones booleanas para controlar cómo se evalúan los filtros de campo. Debe agregar al menos 1 filtro de campo antes de aplicar la lógica de filtro.
Filtro cruzado Filtre un reporte por el objeto secundario utilizando las condiciones CON o SIN. Agregue subfiltros para continuar filtrando por campos en el objeto secundario. Por ejemplo, si tiene un filtro cruzado de Cuentas con oportunidades, haga clic en Agregar filtro de oportunidades y cree el subfiltro Nombre de oportunidad igual a ACME para ver únicamente esas oportunidades.
Límite de filas En los reportes tabulares, seleccione el número máximo de filas que se mostrarán y seleccione el campo y el orden de clasificación. Puede utilizar un reporte tabular como reporte de origen para una tabla de tablero o componente de gráfico si limita el número de filas que devuelve.

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